Salibandyseura FC Tuusula ry:n rekisteri- ja tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä:

FC Tuusula ry (FC Tuusula ), y-tunnus 1605810-0, martin.avall@kolumbus.fi, Myllykyläntie190, 04360 Tuusula

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö:

Puheenjohtaja Martin Åvall, puh. +358 414 330890

Rekisterin nimi:

Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Lain tarkoittama yhdistyksen jäsenluettelo ja yhdistyksen tarkoitusperien toteuttaminen.

Tietojen käsittely perustuu yhdistyksen jäsenten (ml. joukkueiden nimetyt toimihenkilöt) osalta FC Tuusula ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Yhteistyökumppaneiden osalta henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen tai FC Tuusula ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyön hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on ylläpitää yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa jäsenasioiden hoito, kuten tiedotta-minen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsen- ja kausimaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet. Harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen. Toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi

Rekisteröityjen ryhmä ja siihen liittyvät tiedot:

Yhdistyksen jäsenet ja alaikäisten jäsenten huoltajat sekä seuran yhteistyökumppanit yhteyshenkilöineen.

Kerättävät tiedot:

- jäsenen tai yhteistyökumppanin nimi

- jäsenen tai yhteistyökumppanin postiosoite

- jäsenen henkilötunnus (lisenssiä varten)

- jäsenen tai yhteistyökumppanin puhelinnumero - jäsenen tai yhteistyökumppanin sähköpostiosoite

- alaikäisen jäsenen huoltajan nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero

- valokuva ja valokuvauslupa

- videokuvauslupa

- rooli yhdistyksessä (esim. pelaaja, valmentaja, huoltaja, joukkueenjohtaja, yhteistyökumppani, tuomari, toimitsija)

- jäsenyyteen liittyvät tiedot kuten
jäsennumero ja -tyyppi

- jäsenen vaatekoko

- jäsenen osallistuminen harjoituksiin, kilpailuihin ja muihin tilaisuuksiin

- valmentajien suorittamat valmentajakoulutukset ja osallistuminen tilaisuuksiin

- seuran järjestämät toimitsijakoulutukset ja osallistuminen tilaisuuksiin

- toimintaan osallistuvien henkilöiden allergiat ja sairaudet, joilla voi olla vaikutusta osallistujan turvallisuuteen toiminnassa

-harjoituspeleissä käteisellä maksettujen tuomari- ja toimitsijapalkkioiden maksunsaajatiedot (henkilötiedot ml. henkilötunnus)

Säännönmukaiset tietolähteet:

Tiedot kerätään yhdistyksen jäseniltä ja
tapahtumiin osallistuvilta itseltään tai näiden huoltajilta esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden ja yhteistyön aikana tai joukkueenjohtajan ja rahastonhoitajien kautta sekä Nimenhuuto-ilmoittautumisjärjestelmän ja Salibandyliiton lisenssirekisterin kautta. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa FC Tuusula ry:lle.

Tietojen säännönmukainen luovuttaminen:

Tieto jäsenistä luovutetaan seuran kirjanpidon ja tilintarkastuksen yhteydessä kirjanpitotoimistolle sekä tilintarkastajalle (tilitositteet ja maksutiedot).

Niiden henkilöiden henkilö- ja palkkiotiedot, joille on maksettu palkkaa tai palkkiota, luovutetaan lakisääteisesti tarvittaville viranomaisille.

Jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja luovutetaan Suomen Salibandyliitolle urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin (Pelipassi) rekisteröimistä ja hallinnointia varten otteluiden tilastointia ja osallistujatietojen ylläpitoa vartenjoukkueiden ja seuran yhteyshenkilöiden rekisteröimiseksi SSBL:n organisoimiin tapahtumiin (koulutukset, muut tapahtumat) osallistumisen rekisteröimiseksi

Tietoja käsitellään Suomen Salibandyliiton ylläpitämässä Suomisport-rekisterissä sekä Salibandyliiton Palvelusivusto- sekä TiTu (tilastointi ja tulospalvelu) järjestelmissä. Lisätietoja näistä järjestelmistä Suomen Salibandyliitosta http://salibandy.fi/.

Rekisteriä hoitavat yhdistyksen puheenjohtaja ja seuran päätoimiset työntekijät. Joukkueiden pelaajien tietoja käsittelevät edellisten lisäksi joukkueenjohtaja, joukkueiden valmentajat ja rahastonhoitajat.

FC Tuusula ry on laatinut lisäksi kirjallisen ohjeistuksen joukkueenjohtajille. Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisten palveluntarjoajien sähköisiä jäsenpalveluita, joiden avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanitietoja, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

FC Tuusulan käyttämät järjestelmät, jossa jäsentietoja säilytetään ja julkaistaan

Käytetyt palveluntarjoajat ja järjestelmät ovat:

Kotisivukone (Fonecta Oy))
FC Tuusula Intranet ( googlegroups,rajoitettu )
Nimenhuuto.com, Sports Connected Oy
Tilitoimisto (kirjanpito)
FC Tuusula ry (tilintarkastus)
SuomiSport.fi salibandyn lisenssirekisteri, rekisterinpitäjä SSBL
Palvelusivusto, rekisterinpitäjä SSBL
TiTu (tilastointi ja tulospalvelu), rekisterinpitäjä SSBL
Twitter
Facebook
Instagram
Outlook
Gmail

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Ei tietojen luovutusta EU:n tai ETA:n
ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja
tietojen säilytysaika

Manuaalinen aineisto : kaikki tulostettu henkilötietoja sisältävä aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään asianmukaisesti.

Digitaalinen aineisto: Rekisterien tiedot on tallennettu palvelimille, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä palvelimenosoitteen.

Palveluihin sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Tietoliikenne on SSL-suojattu.

Rekisteröidyllä henkilöillä on pääsy järjestelmiin tallennettuihin omiin tietoihinsa

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan,
kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon
korjaamista.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista silloin, kun hän ei ole enää yhdistyksen toiminnassa mukana. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti Rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja
suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Kielto tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Rekisteriä hoitavat yhdistyksen puheenjohtaja ja seuran päätoimiset työntekijät.

Joukkueen pelaajien tietoja käsittelevät edellisten lisäksi joukkueen nimetyt joukkueenjohtaja, valmentajat ja rahastonhoitaja.